Verslag Kopgroep Conferentie 13 oktober 2011

Om 8 uur opende Jort Kelder de conferentie van de Kopgroep Ontspits. Met inspirerende verhalen van onder meer Interpolis, DTZ Zadelhoff en de B50 kregen de leden antwoord op vragen om een volgende stap te zetten naar slim werken en slim reizen.

Drie nieuwe leden

Belangrijk onderdeel van de conferentie was de uitbreiding van de Kopgroep met drie nieuwe leden. De Amsterdamse ziekenhuizen VUmc en AMC en Dura Vermeer ondertekende het Convenant Ontspits. Zowel voor VUmc als voor AMC vormde bereikbaarheidsproblematiek de aanleiding voor aansluiting bij de Kopgroep Ontspits. Bij beide ziekenhuizen werd een nieuw parkeerbeleid ontwikkeld. Later in de conferentie lichtte Karel Stegenga, directeur Facilitair Bedrijf VUmc, de uitdaging én de oplossing verder toe (zie verderop bij ‘inspiratie uit de praktijk’).

Voor Dura Vermeer was de aanleiding voor aansluiting bij de Kopgroep Ontspits CO2 reductie en filevermindering om de bedrijfslogistiek te verbeteren. Al enkele jaren wordt bij Dura Vermeer gewerkt aan mobiliteitsoplossingen voor hun medewerkers en is veel ervaring opgedaan met Het Nieuwe Werken. Het nieuwe hoofdkantoor in Hoofddorp maakt Dura Vermeer tot een een goed voorbeeld voor meer flexibiliteit in werktijden en –locaties en een goede bereikbaarheid. Het kantoorgebouw staat op een OV knooppunt met de Zuidtangent als hoogwaardige busverbinding en NS station Hoofddorp die het Ontspitsen verder moeten helpen. Met het oog op de komende projecten aan de Ring Amsterdam, is Dura Vermeer ook voor de toekomst vast van plan innovaties en duurzaamheid concreet te maken. Naast het lidmaatschap van de Kopgroep Ontspits zal Dura Vermeer ook toetreden tot de B50 – een groep van beeldbepalende werkgevers die geliëerd is aan het landelijke platform Slim Werken Slim Reizen.

Terugblik werkbijeenkomst van 31 augustus: inspiratiebron voor deze conferentie

Douglas Grobbe (ABN AMRO) leidt als gastheer van de conferentie het belang van ‘Het Nieuwe Werken’ in. Hij geeft aan hoe Het Nieuwe Werken vervreemdend kan zijn voor generaties die eraan gewend zijn geraakt collega’s op kantoor aan te treffen. Ook schetst hij de complexiteit van het onderwerp, nu ABN AMRO op de Zuidas van ruim 3.000 naar 7.000 werknemers gaat, terwijl de kantoorruimte en het aantal parkeerplaatsen min of meer gelijkblijven. Voor een betere bereikbaarheid en benutting van het schaarse parkeerareaal zet ABN AMRO samen met Accenture en Vesteda in elk geval al in op elektrische poolauto’s. Maar er zal meer nodig zijn. Hij hoopt vandaag cases te horen die navolging verdienen.

Marieke Heida (HR Manager Dell) schetst dat binnen haar bedrijf de benodigde investering in ICT een drempel vormt voor grootschalige invoering van Het Nieuwe werken binnen Dell. Verder is thuiswerken bij Dell bij Dell al wel toegestaan, mits de kinderen dan niet thuis zijn. Dit ontlokte reacties uit de zaal dat een investering in ICT zich in principe ruimschoots terugverdient bij succesvolle implementatie van HNW en dat thuiswerken gebaseerd zou moeten zijn op het vertrouwen dat werknemers werk en privé goed kunnen scheiden, ook als de kinderen thuis zijn.

Ingeborg Baltussen (Bereikbaarheidsmakelaar Vekeer advies) herkent ook bij andere bedrijven de behoefte aan tastbare voorbeelden over wat Ontspitsen concreet oplevert. Op de vraag van Jort Kelder, wat een ‘bereikbaarheidsmakelaar’ precies doet, legt zij uit dat ze behoeftenscans houden onder werkgevers en onderzoek doen naar kenmerken van de omgeving waarin het bedrijf is gevestigd. Dit levert inzichten op in de mogelijkheden om lokaal problemen op te lossen en in de behoeften van werkgevers te voorzien. De Bereikbaarheidsmakelaar makelt en schakelt tussen werkgeversvraag en marktaanbod. Ook werkt Verkeer advies samen met bedrijvenverenigingen aan collectieve oplossingen voor alle werkgevers in een gebied. En juist het delen van zogenoemde Best Practices, de goede voorbeelden die er al zijn, brengen vaak andere bedrijven in bewegingOnno Terpstra (Ymere) voegt toe dat Kopgroep-bedrijven op 31 augustus nadrukkelijk hun behoefte aan ‘visie’ en ‘bewijsvoering’ hebben uitgesproken om in eigen huis Ontspitsen (hoger) op de agenda te krijgen. “Nu houden we veelal vast aan bestaande gewoontes en vrezen we het onbekende. Het Nieuwe Werken wordt te fragmentarisch, als doel op zich en te langzaam ingevoerd. Zo heeft Ymere recentelijk een nieuw hoofdkantoor betrokken met flexplekken en meet & greets voor informele ontmoeting, maar starten we tegelijkertijd achterhaalde pilots om 4x9 uur te kunnen werken.”

Inspiratie uit de praktijk

Gerard van Laarhoven (directeur Schade bij Interpolis) schetste hoe Interpolis in 1996 als één van de eerste bedrijven “Helder Werken” introduceerde. Een concept dat uitgaat van de 4 V’s: vertrouwen (in werknemers en klanten), verantwoordelijkheid (voor werknemerstargets en voor schademeldingen), vrijheid (voor tijd- en plaatsongebonden werken) en verbondenheid (tussen werkgever en werknemer en tussen bedrijf en klant). Op basis van de 4 V’s is Helder Werken in de hele organisatie gemeengoed geworden en is Interpolis in staat om inmiddels 70% van de schademeldingen telefonisch af te handelen. Dat scheelt niet alleen veel onnodig reizen, het maakte Interpolis ook tot een van de meest succesvolle verzekeraars. Vertrouwen maakt flexibel, voorkomt kosten en levert winst op.

Jan Pieter Klep (Corporate Real Estate Services bij DTZ Zadelhoff) gaf aan dat er veel winst te boeken is, als je kiest voor een integrale aanpak die steunt op drie pijlers, namelijk: People (keuzevrijheid, inkomensvoordelen en reistijdbesparing), Planet (CO2 reductie op werkplek en mobiliteit) en Profit (efficiënter gebruik van kantoorruimte en vervoermiddelen). De integrale benadering leverde werkgevers die DTZ Zadelhoff heeft geadviseerd al miljoenen op aan besparingen en opbrengsten.

Karel Stegenga (directeur facilitair bedrijf VUmc) zette uiteen hoe het parkeerbeleid van VUmc op de schop ging en een nieuw beleid daarvoor in de plaats kwam. Uitdaging was om de beperkte parkeerruimte optimaal in te zetten zodat patiënten, bezoekers en medewerkers het ziekenhuis goed én veilig kunnen bereiken. Het VUmc richtte een aparte BV op die zich bezighoudt met de exploitatie van de parkeergarages. Uitgangspunt was om goed bereikbaar te zijn en een veilige omgeving te bieden aan de bijna 1 miljoen bezoekers die VUmc jaarlijks ontvangt. Daarnaast werken bij VUmc ruim 9.000 medewerkers en studeren nog eens 2.500 studenten Geneeskunde. Met het nieuwe beleid wordt schaarse parkeerruimte optimaal benut. Tegelijkertijd is het aantal medewerkers dat gebruik maakt van het openbaar vervoer met ongeveer 20% toegenomen. Aanvullend hierop vertelde Jan Breugem (Manager Mobiliteit en Maatschappij bij de NS) dat de NS een integrale OV oplossing biedt met NS Business Card waarmee van alle OV diensten gebruikt gemaakt kan worden.

Landelijke agenda

Annelies Hermens, HR Manager Capgemini, sprak namens de B50. Zij stelde dat de B50 vanuit centrale thema’s werkt zoals bijvoorbeeld IT of huisvesting en zich inzet om gerelateerde onderwerpen op de landelijke agenda te krijgen. Zo wordt onder meer gewerkt aan fiscale knelpunten rondom slim werken en slim reizen en ook wordt landelijk gekeken naar de ARBO wetgeving.

Nieuwe initiatieven

Frans van der Wel (Voorzitter van de Kopgroep Onspits namens VNO-NCW regio Amsterdam) riep tenslotte iedereen op om nieuwe initiatieven te ontwikkelen die de bereikbaarheid van de Metropoolregio Amsterdam verbeteren. Samen met de (regionale) overheden biedt het programma Beter Benutten van het Ministerie van Infrastructuur & Milieu volop ruimte om deze initiatieven te ondersteunen. De bereikbaarheid van Amsterdam heeft de komende 10 jaar speciale aandacht nodig omdat Rijkswaterstaat dan een omvangrijk infrastructuurprogramma uitvoert op alle rijkswegen in en om Amsterdam.

Primeur: de FileWekker app

De uitsmijter van de Conferentie was de primeur van de FileWekker app. Een nieuwe, eigentijdse en laagdrempelige oplossing om de filerijders tot Ontspitsen aan te zetten.

De FileWekker is een unieke app die filerijders automatisch een signaal geeft wanneer zijn of haar route filevrij is. Met de app wil de Taskforce autoforenzen die in staat zijn om flexibel te werken, aanzetten om files te mijden en zo bij te dragen aan de bereikbaarheid van de metropoolregio Amsterdam.

ABN AMRO beloofde tijdens de conferentie al op basis van de daar gegeven ‘sneak preview’ de FileWekker in te gaan zetten voor de 3.000 medewerkers die binnenkort aan de slag gaan om op een flexibele manier te gaan werken. Want, zo stelt Alexandra Philippi, directeur Human Resources ABN AMRO: “Deze persoonlijke tool stelt onze medewerkers in staat om heel eenvoudig files te mijden en hun tijd – zowel werk als privé - zo effectief mogelijk te gebruiken. Daarnaast zet de app mensen aan het denken, om het vaste gedragspatroon van reizen in de spits te doorbreken.”

Op 8 november, bij de lancering van de FileWekker app in de media werd bekend dat naast ABN AMRO, ook Dura Vermeer, HP, KPMG, TNT, UPC, Vodafone en VUmc de app aanbieden bij in totaal ruim 25.000 werknemers die dagelijks kostbare tijd verliezen door files. De app is gratis te downloaden voor iPhone en Android op www.FileWekker.com.

Frank Eijking (app-ontwikkelaar Medianique) en Johan Jongkind (Ontspits-campagnebureau Nothing) geven een demonstratie: “De gratis FileWekker is eenvoudig in gebruik en makkelijk in te stellen: Na de download via www.FileWekker.com (1) stelt de gebruiker een of meer vaste ‘trajecten’ in (2). Vervolgens kan de gebruiker aangeven hoeveel vertraging hij of zij acceptabel vindt (3). Zolang er te veel file op de route staat, staat het stoplicht op rood. Zodra de route geen of de vooraf ingestelde acceptabele hoeveelheid vertraging geeft, gaat het stoplicht op groen en geeft de FileWekker een signaal. De FileWekker wordt nu geïntroduceerd in de regio Amsterdam, maar kan in heel Nederland worden gebruikt.”

Het nieuws van de FileWekker is door bijna alle media uitgebreid opgepikt en heeft binnen 1 week tijd geleid tot ruim 14.000 downloads en een top-10 notering van de app in de App Store!